24. Januar 2024 | Beschlussvorschlag: Genehmigung zur Beschaffung neuer Digitaldruckmaschinen

Die Antragsteller können den in DS 0802-1/2023 dargelegten Aspekt der organisatorischen Verfügbarkeit einer Farbdruckmaschine theoretisch nachvollziehen, während die hier vorgebrachten Argumente hinsichtlich der Kosten, der Transporte, des Kontrollaufwands und der Schadensrisiken deutlich weniger transparent sind.

Insbesondere bezüglich des Kontrollaufwands fehlt es hier unserer Meinung nach an den notwendigen Steuerungsinstrumenten den Nutzungsumfang zu managen.

Die Argumente zum Thema Nachhaltigkeit können nur in Teilen überzeugen, denn der wichtigste Nachhaltigkeitsaspekt bleibt komplett unbehandelt:

Die nachhaltigste Farbdruckseite ist jene, die nicht gedruckt, sondern über elektronische Wege publiziert wird.

Die dargestellten Zahlen offenbaren nicht nur einen konsequenten Aufwuchs des Farbdruckvolumens dieser Verwaltung. Die von der Verwaltung gewünschte Festlegung auf 1,7 Millionen Seiten Inklusivvolumen macht zusätzlich deutlich, dass an künftige Einsparungen überhaupt nicht gedacht ist. Deshalb wünschen die Antragsteller auch, Kostenvorschläge für alternative geringere Inklusivvolumina zu erhalten. Schließlich sollte nicht das bisherige Maximalvolumen festgeschrieben werden.

Die Fortschreibung des Maximalvolumens schlägt die Verwaltung ausgerechnet zu einer Zeit vor, in der in Deutschland der Verbrauch von grafischen Papieren stark rückläufig ist. Der Verbrauch grafischer Papiere ist seit dem Jahr 2000 um 40 Prozent zurückgegangen. Das hat unter anderem mit der zunehmenden Digitalisierung von Geschäftsabläufen zu tun, aber auch mit wachsendem Umwelt- und Kostenbewusstsein bei Unternehmen, Behörden und Verbrauchern.

Anders bei der Stadt Hagen. Hier hat der Verbrauch dem Augenschein nach sogar deutlich zugenommen. Es fehlt ganz offensichtlich an wirksamen Steuerungsinstrumenten. Die Shopsoftware könnte idealerweise dazu dienen.

„Nachfolgend der Bedarf der Stadt Hagen für die interkommunale europaweite Ausschreibung“, wie es in der Vorlage heißt:

Für den Einkauf von Kopierpapier in den Formaten A3 und A4 gibt die Stadt Hagen für Verwaltung und Schulen inzwischen jährlich einen Betrag von deutlich über 500.000 Euro aus, wie DS 1125/2019 zu entnehmen ist. Dazu kommen noch die hochwertigen Akzidenzpapiere für Broschüren, Einladungskarten und anderen Gelegenheits-Druckerzeugnissen. Deren Kosten sind derzeit unbekannt.

Im Rahmen der Haushaltsplanberatungen für den Doppelhaushalt 2024/2025 planen die Antragsteller deshalb das Volumen des künftigen Abrufauftrags deutlich zu reduzieren und die zur Verfügung stehenden Finanzmittel empfindlich zu kürzen. Diese Maßnahme soll im HSK aufgenommen werden und ist dann pflichtig umzusetzen.

Das ist aus Sicht der Antragsteller das einzige wirksame Instrument, um das Thema Ressourcenmanagement in der Verwaltung in die richtigen Bahnen zu lenken.

Leider vermag es die Verwaltung trotz jahrzehntelanger Sparbemühungen bis heute nicht, den Ressourcenverbrauch vernünftig zu limitieren. Appelle aus der Vergangenheit sind ungehört verhallt. Umso mehr braucht es jetzt ein klar formuliertes Signal des Rates der Stadt Hagen, dass diese Zeiten endgültig zu Ende sind.

Anders als die Verwaltung das zum Ausdruck bringt, sehen die Antragsteller im wesentlich schnelleren Shopsystem keine Bremse, sondern eher eine Erleichterung auf dem Weg zum Printprodukt.

Mit den hier geforderten Begrenzungen kann das Shopsystem dazu beitragen, die avisierten Einsparziele auch zu erreichen. Deshalb steht die Vergabe für das Shopsystem ausdrücklich unter dem Vorbehalt, dass eine Kontrolle der Druckaufträge mit diesen oder anderen Maßnahmen durchgesetzt werden kann.

Daher stellen die CDU-Fraktion und die FDP-Ratsgruppe folgenden Beschlussvorschlag zur Sitzung der Kommission für Digitalisierung und Personal am 23.1.2024:

Die Kommission für Organisation und Digitalisierung (ODK) empfiehlt dem Haupt- und Finanzausschuss folgenden Beschluss zu fassen:

1. Die Verwaltung wird ermächtigt, ein Vergabeverfahren durchzuführen, um nach Ablauf des laufenden Mietvertrages die vorhandenen drei Digitaldruckmaschinen zu ersetzen sowie eine Druckvorstufensoftware zu beschaffen und einzuführen. 

Das darin vertraglich festzuschreibende Inklusivvolumen wird alternativ für 1,3, 1,5 und 1,7 Millionen Seiten p.a. für die Farbdruckmaschine angefordert. Der Rat der Stadt Hagen entscheidet nach Vorlage der Angebote über das zu wählende Inklusivvolumen und die Vergabe. Strategisches Ziel ist es, dieses Volumen möglichst nicht zu überschreiten.

2. Die Verwaltung wird ermächtigt, in einem weiteren Vergabeverfahren eine Intranet-Shopsoftware für Druckerzeugnisse zu beschaffen und einzuführen.

Diese Ermächtigung ist an die Voraussetzung geknüpft, dass mit der Intranet-Shopsoftware – oder auf anderem geeignetem Wege – verbindliche Druckbudgets für alle Druckarten durchgesetzt werden. Diese sollen auf den bisherigen Verbauchsdaten basieren.

Fordern verwaltungsinterne Auftraggeber mehr als die zugelassenen Drucke an, müssen diese aus dem Budget des entsprechenden Amtes oder eines Projektes heraus finanziert werden.

Unter diesen Bedingungen kann das Vergabeverfahren im Anschluss an die Vergabe für die drei neuen Digitaldruckmaschinen sowie die Druckvorstufensoftware durchgeführt  werden.

3. Die  geschätzten  jährlichen  Gesamtkosten  (inkl.  der  kalkulierten  Kosten  für  die  Miete,  die  Aufstellung,  die  Einrichtung,  die  Wartung  und  die  Verbrauchsmaterialien der drei Druckmaschinen sowie die Einrichtung und Pflege  der Druckstufen- sowie der Intranet-Shopsoftware) für  die Dauer von fünf Jahren werden für die Sitzung des HFA am 01.02.2024 auf Basis der o.g. Änderungen ermittelt und hier eingefügt.

4. Der Haupt- und Finanzausschuss appelliert darüber hinaus an die Verwaltung, die Zahl an Druckseiten und das künftig zu bestellende Papiervolumen im Sinne von Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit spürbar zu reduzieren.